Les tâches sont exécutées en collaboration et sous la supervision d’un·e responsable administratif·ive.

1. Gestion et organisation d’un secrétariat

• Demander, rappeler, recevoir, traiter, archiver des dossiers et des documents justificatifs ;
• Gérer les contacts avec les institutions bénéficiaires, principalement mail et communications téléphoniques ;
• Suivre des procédures administratives ;
• Secrétariat d’instance : planning des réunions, prise de notes, suivi des décisions.

2. Gestion comptable

• S’assurer d’avoir toutes les pièces justificatives ;
• Gestion des décomptes annuels.

3. Gestion de bases de données

• Utilisation du programme de gestion interne.

• Excellente capacité à s’adapter et à utiliser un programme de gestion et bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Power Point, Internet…), la gestion courante est numérique ;
• Excellente capacité de rédaction, d’expression et de communication (notes, mails, téléphone, réunions, séances d’information), une bonne connaissance de la langue française et une bonne orthographe sont nécessaires ;
• Orientation bénéficiaires (écoute, suivi, clarté des consignes et des explications) ;
• Rigueur dans le respect des procédures (capacité de déceler et de traiter les problèmes de la manière adéquate) ;
• Excellentes dispositions en termes d’organisation et de planification ;
• Capacité de travailler en équipe ;
• Excellente capacité d’autonomie dans un cadre donné ;
• Capacité de réaction et résistance au stress lors de certaines périodes (attributions d’emplois, utilisation et développement d’un nouveau programme informatique, etc.).

Profil :

Formation de niveau supérieur graduat-baccalauréat ou expérience équivalente, apte à assurer une gestion administrative (secrétariat) autonome.

Constitue un atout :

• Expérience dans ce type de fonction

• Mi-temps en contrat à durée indéterminée, disponible immédiatement.
• Echelle barémique 1.61/1.77 de la CP 330.
• Salaire mensuel brut (barème à temps plein) de 3240.54€ sans ancienneté, 3642.26€ avec 5 ans d’ancienneté, 4223.44€ avec 10 ans d’ancienneté – plafond maximum.
• Formation de niveau supérieur graduat-baccalauréat ou expérience équivalente, apte à assurer une gestion administrative (secrétariat) autonome.

Candidature à renvoyer au plus tard le lundi 25 novembre, à l’attention de Monsieur Carlos CRESPO, Directeur de l’APEF, à l’adresse carlos.crespo@apefasbl.org

Procédure de sélection :

• Une première sélection sur base des CV et lettres de motivation
• Une deuxième sélection avec épreuve écrite
• Une troisième sélection sur base d’un entretien.